Політика конфіденційності

Положення про обробку та захист персональних даних у базах персональних даних, власником яких є продавець.

Зміст

1. Загальні поняття та сфера застосування.
2. Перелік баз персональних даних.
3. Мета обробки персональних даних.
4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних.
5. Місцезнаходження бази персональних даних.
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.
7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків, термін зберігання персональних даних.
8. Права суб'єкта персональних даних.
9. Порядок роботи із запитами суб'єкта персональних даних.
10. Державна реєстрація бази персональних даних.

1. Загальні поняття та сфера застосування.

1.1. Визначення термінів:

• База персональних даних - іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;

• Відповідальна особа - певна особа, яка організує роботу , пов'язану із захистом персональних даних при їх обробці відповідно до закону;

• Власник бази персональних даних - фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;

• Загальнодоступні джерела персональних даних - довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші стематизовані збірники відкритої інформації, що містять персональні дані, розміщені та опубліковані за згодою суб'єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб'єкт персональних даних залишає свої персональні дані (крім випадків, коли суб'єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їхнього вільного розповсюдження та використання);

• Згода суб'єкта персональних даних - будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи про надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої метою їх обробки;

• Знеособлення персональних даних - вилучення відомостей, що дозволяють ідентифікувати особу;

• Обробка персональних даних - будь-яка дія або сукупність дій, вчинених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, пов'язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптацією, зміною, оновленням , використанням та поширенням ним (поширенням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;

• Персональні дані - відомості або сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована; Розпорядник бази персональних даних – фізична чи юридична особа, якій власником бази персональних даних чи законом надано право обробляти ці дані. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій власником та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;

• Суб'єкт персональних даних - фізична особа, щодо якої відповідно до закону здійснюється обробка його персональних даних; персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону; здоров'я мул та статевого життя.

1.2. Дане Положення є обов'язковим для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків.

2. Перелік баз персональних даних.

2.1. Продавець є власником наступної бази персональних даних: база персональних даних контрагента.

3. Ціль обробки персональних даних.

3.1. Метою обробки персональних даних у системі є зберігання та обслуговування даних контрагентів відповідно до ст. 6, 7 Закону України "Про захист персональних даних".

3.2. Метою обробки персональних даних є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання/отримання та здійснення розрахунків за придбані товари/послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних.

4.1. Згода суб'єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичного особи про надання дозволу на обробку його персональних даних відповідно до сформульованої метою їх обробки: Згода суб'єкта персональних даних може бути надана у таких формах:

• документ на паперовому носії з реквізитами, що дозволяє ідентифікувати цей документ та фізична особа;

• електронний документ, який повинен містити обов'язкові реквізити, що дозволяють ід ентифікувати цей документ та фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи про надання дозволу на обробку її персональних даних доцільно засвідчувати електронним підписом суб'єкта персональних даних; /li>

4.2. Згода суб'єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

4.3. Повідомлення суб'єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мета збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється при оформленні цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

4.4. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров'я або статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.

5. Місцезнаходження бази даних.

5.1. Зазначені у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться на адресі продавця.

6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.

6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої власнику бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

6.2. Доступ до персональних даних третя особа не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або не може їх забезпечити.

6.3. Суб'єкт відносин, пов'язаних із персональними даними, подає запит про доступ (далі – запит) до персональних даних власнику бази персональних даних.

6.4. У запиті зазначаються:

• прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце знаходження);

• найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посаду, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи - заявника); >

• відомості про базу персональних даних, щодо якої подається запит, відомості про власника або розпорядника цієї бази;

• перелік персональних даних, що запитуються;

• мета запиту.

6.5. Термін вивчення запиту щодо його задоволення неспроможна перевищувати десяти робочих днів із дня надходження. Протягом цього терміну власник бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволений або відповідні персональні дані не підлягають наданню із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

6.6. Усі працівники власника бази персональних даних зобов'язані дотримуватись вимог конфіденційності щодо персональних даних та інформації по рахунках у цінних паперах та цінних паперів.

6.7. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, які стосуються запиту, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.

6.8. Повідомлення про відстрочку доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.

6.9. У повідомленні про відстрочку вказуються:

• прізвище, ім'я та по батькові посадової особи;

• дата відправки повідомлення;

• причина відстрочки;
• термін, протягом якого буде задоволено запит.

6.10. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

6.11. У повідомленні про відмову зазначаються:

• прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;

• дата відправки повідомлення;

• причина відмови.

6.12. Рішення про відстрочку або відмову у доступі до персональних даних може бути оскаржене в уповноважених державних органах з питань захисту персональних даних, інших органах державної влади та органах місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, або до суду.

7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків, термін зберігання персональних даних.

7.1. Власник бази персональних даних обладнаний системними та програмно-технічними засобами та засобами зв'язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, спотворенню, підробленню, копіюванню інформації та відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.

7.2. Відповідальна особа організує роботу, пов'язану із захистом персональних даних під час їх обробки відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом власника бази персональних даних. Обов'язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці, зазначаються в посадовій інструкції.

7.3. Відповідальна особа зобов'язана:

• знати законодавство України у сфері захисту персональних даних;

• розробити процедури доступу до персональних даних працівників відповідно до їх професійних, службових чи трудових обов'язків;

• забезпечити виконання співробітниками власника бази персональних даних вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність власника бази персональних даних щодо обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних;

• розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність власника бази персональних даних щодо обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних, який, зокрема, має містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;

• повідомляти власнику бази персональ даних про факти порушень співробітниками вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність власника бази персональних даних з обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних у строк не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;

• забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб'єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення зазначеного суб'єкту про його права.

7.4. З метою виконання своїх обов'язків відповідальна особа має право:

• отримувати необхідні документи, у тому числі накази та інші розпорядчі документи, видані власником бази персональних даних, пов'язані з обробкою персональних даних;
• робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах та автономних комп'ютерних системах;

• брати участь в обговоренні виконуваних ним обов'язків організації роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці;

• вносити на розгляд пропозиції щодо покращення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;

• отримувати пояснення з питань здійснення обробки персональних даних;

• підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових (трудових) обов'язків зобов'язані дотримуватись вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, щодо обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних.

7.6. Працівники, які мають доступ до персональних даних, у тому числі здійснюють їх обробку, зобов'язані не допускати розголошення будь-яким способом персональних даних, які їм були довірені або стали відомі у зв'язку з виконанням професійних, службових або трудових обов'язків. Таке зобов'язання діє після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними, за винятком випадків, встановлених законом.

7.7. Особи, які мають доступ до персональних даних, у тому числі, що здійснюють їхню обробку у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних», несуть відповідальність відповідно до законодавства України.

7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно з метою, для яких такі дані зберігаються, але, у будь-якому випадку, не більше терміну зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних.

8. Права суб'єкта персональних даних.

8.1. Суб'єкт персональних даних має право:

• знати про місцезнаходження бази персональних даних, що містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) власника або розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення про отримання цієї інформації уповноваженим їм особам, крім випадків, встановлених законом; ;

• на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;

• отримувати не пізніше ніж за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про тому, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст персональних даних;

• пред'я надавати мотивовану вимогу з запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні повноважень, передбачених законом; пред'являти мотивовану вимогу про зміну або знищення своїх персональних даних будь-яким власником та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно або є недостовірними;

• на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням або несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, які є недостовірними або ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;

• звертатися з питань захисту своїх прав на персональні дані в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;

• застосовувати засоби правового захисту у разі порушення законодавства про захист персональних даних.

9. Порядок роботи із запитами суб'єкта персональних даних.

9.1. Суб'єкт персональних даних має право на отримання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних із персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, встановлених законом.

9.2. Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безкоштовно.

9.3. Суб'єкт персональних даних подає запит про доступ (далі – запит) до персональних даних власнику бази персональних даних. У запиті зазначаються:

• прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце знаходження) та реквізити документа, що засвідчує особу суб'єкта персональних даних;

• інші відомості, що дозволяють ідентифікувати особу суб'єкта персональних даних;

• відомості про базу персональних даних, щодо якої подається запит, відомості про власника або розпорядника цієї бази;

• перелік запитуваних персональних даних.

9.4. Термін вивчення запиту щодо його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.
9.5. Протягом цього терміну власник бази персональних даних доводить до відома суб'єкта персональних даних, чи буде задоволено запит чи відповідні персональні дані не підлягають наданню із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

9.6. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня надходження, якщо інше не передбачено законом.

10. Державна реєстрація бази персональних даних.

10.1.Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».